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公文写作捷径:程序化写作“七步法”


公文写作捷径:程序化写作“七步法”

代写文章:www.wenzhangdaixie.com

 

最近知乎上有一个关于公务员的热门话题——“有没有年轻人进了体制后不想升职?”最高赞回答是这样的:“我和楼上那个匿名的差不多,已婚,参公5年了,现在快30了,有1岁儿子,准备二胎。钱并不多,但是自己没啥追求,衣服裤子什么的,几十块就行了。佛系上班,每天事情做好,谁也不得罪,也不去恭维谁,打算一辈子科员。”

 

看到这里我和大家一样,难免会一声叹息:“年纪轻轻不求上进。”但答案里接下来的叙述,让我大跌眼镜,准确地说,是让我重新审视了自己二十余年的体制内生涯。

 

回答中说道:“基层工作量大,人手也不够,扶贫工作,同行都知道,各种数据各种报表,领导也没办法,只会让你抓紧整。”有的同行是没命的干,上班干,下班干,回家找家人帮着干。就这样透支生命的方式干了大半年。某天晚上,我在家里加班报系统,在旁边看韩剧的老婆一边嗑瓜子头也不抬的对我说,“你怎么现在干工作累的跟狗一样,回来还要干,你考的啥公务员哦,是不是临时工哦,你平时打游戏那么喜欢挂机,盯着屏幕都能盯一天,就不能想想办法吗?”

 

老婆一下就把我点醒了,我开始各种学习按键精灵、excel的VB语言,虚拟机什么的,一发不可收拾,刚开始的脚本效率不如人工操作,后来熟练了,能马上根据工作需求设计自己需要的脚本、函数,后来发文、讲话的稿子什么都直接用数据库(我自己慢慢积攒的)根据自己需求来生成一个大致的文稿框架,最后再修改一下。每年把一些重要的会议文稿精神收藏到数据库,以便随时调用,不停的维护更新,现在可以自动生成一些模式化的申论文章,最后掌握一些基础数据,填写报表的时候直接调用。制作了一个自己的工作电子台账,带超链接,自动分类,可以说是和别人交接工作的时候几乎不用再多说一句话,只要把这套资料传给他,他就能一目了然把我的工作接手并做下去。可以说是工作效率突升猛进。”

 

读完之后,油然而生敬意和叹服。我从中悟到了一个心法:“通过对工作任务建立私人化流程系统,把纷繁复杂的工作内容流程化、规范化、标准化,最大限度提升工作效率和质量。”再进一步思索,在公文写作领域,是否也存在这样的“捷径”?笔者经过长期实践和反复试错,归纳出如下一套系统化的公文写作流程,从拿到写作任务开始到最终完成复盘,每一个步骤和环节都尽量程序化,虽然还达不到上文所述“高手”那样运用程序软件解决问题,但认真执行这套程序确也在写材料的螺蛳壳里做出了道场。

 

程序化材料写作,就犹如一次长途跋涉的旅途,一共分为七步:

 

 

 

一、 分类——明确目的地

 

善于思考总结的笔友不难发现,党政机关日常使用频率最高也最重要的公文类型,其实并不是《党政机关公文处理工作条例》中15种公文种类,而是领导讲话稿、调研报告、工作汇报(总结)、述职报告、经验介绍材料、理论性研讨文章等。在拿到写作任务的第一时间并不是埋头找素材甚至提笔就写,而是根据材料的轻重缓急和领导重视程度将写作任务加以区分。

 

(1)如果是常规的“通知、报告、请示、函、主持词”等,直接按照“找模板、换内容、审细节”的简单流程最快速度搞完收工。这类文体的特点是变化性不强,只需要准确简洁的说清楚事情即可,但在替换内容后一定要仔细检查一遍,以免出现张冠李戴、文不对题等情况,闹出笑话。笔者推荐使用“公文格式标准生成器”,这个程序在百度很容易就能找到,花一下午时间按照GB2012的格式和本单位具体要求自制一套格式模板,等需要用的时候直接生成,方便快捷。

 

(2)如果是重要的“讲话稿、工作报告、领导的心得体会”等则进入下一步流程,而本文也主要围绕这类文稿进行讨论。

 

二、 追问——拿到指南针

 

追问就是对写作背景、写作意图、写作要求等方面刨根问底。领导一般都比较忙,布置写作任务的第一时间可能没有完整清楚地表达写作意图,也可能被其他事务打断,此时我们一定不能想当然地开始写,而要“追”着领导问清意图。与此同时要查上级通知,问清具体要求;要查同级活动,问清注意事项;要研究系统动态和行业趋势,问清楚当前任务。遇到专业性较强的材料,还应多请教专业领域的专家学者。总之,开始动笔之前的“追问”,既是明确写作方向的过程,也是深入学习研究的途径,这一步骤就像是“指南针”,确保了接下来每一步的正确性。

 

三、 占有——带上工具

 

占有就是围绕既定写作方向最大限度“占有素材”。笔者与材料打交道11个年头,近年来一直对材料写作中的“占有素材”和“形成套路”推崇备至。年轻的时候也总想“一鸣惊人”,认为条条框框束缚了自己展示才华,与材料接触的时间越长,越能隐约感受到公文写作的内在规律。占有素材的过程需要搜自己平时建立的素材库、搜百度、搜单位新闻、搜邮箱网盘等,利用一切可以接触到的渠道,发现并占有相关材料,不论是高度类似的材料还是启迪思路的材料,只要能“为我所用”,就把它们统一放入文件夹。占有素材越广泛,写作过程就越游刃有余。重点推荐几个笔者常用的占有素材的“独家渠道”,相信只要你试用过后定能爱不释手。

 

(1)百度高级搜索:我们在使用百度时,搜索到的常是广告投放或者质量较差的素材,笔者一般使用高级搜索,并且只看“gov.cn、people.com.cn、eud.cn”等官方机构发布的素材,通过高级搜索的命令符功能,能很好地实现精准定位和筛选过滤。

 

(2)人民数据(http://data.people.com.cn/):人民数据库平台是人民网依托《人民日报》及人民网有关内容为基础,并与中共中央办公厅、中央党校、中央文献研究室及中央各部委紧密合作,整合信息、资料综合而成的大型党政时政数据平台,信息采集渠道权威、具有较高的科学性和实用性,特别是在写“大稿”和核对信息时,能发挥巨大价值。

 

(3)人民日报重要言论库、习近平系列重要讲话数据库、人民日报在线阅读平台:这三个平台交叉运用,从中可以找到各领域全方位的各类素材,最大限度地系统性解决了笔友们“找不到、记不住、用不了”的问题。

 

(4)诗词名句网、句子迷:类似这样名言警句类的网址有很多,笔者经过长期实践,这两个网站的内容新且全,特别是针对常写领导讲话的笔友们,能派上大用场。

 

 

 

四、 梳理——展开地图

 

确定了写作方向,占有了大量写作素材,接下来是不是该撸起袖子动笔写了?笔者认为还不到真正动笔的时候。此时应该做的梳理已有资源,带着写作意图和问题,针对性梳理内容,这个过程并不是简单的对素材进行归纳整理,而是应该有目的地在素材中寻找框架的灵感,完成这一步骤的标致就是搭建出整篇文章的框架,从各部分的划分到二级标题下大致写什么,每个标题的逻辑关系和层次从属都要有宏观的思考,可以说,这一步骤决定了材料的层次水平。梳理出文章的整体结构,形成大致提纲,可以找机会拿给领导审阅,并且谈一谈拟定这个提纲的出发点和思考过程,请领导看一看这样写可不可以。很多笔友往往是等初稿完成后再上报给领导,存在很大重写风险同时也降低了实际效率。大家大可不必觉得经常打扰领导不好,你要相信“能写的不一定能成为领导,但能当领导的一般都能写”,凭借领导对公文造诣是会为你这样的行为“点赞”的。至此,经过与领导的反复确定后,就犹如展开了通往目的地的“地图”。

 

五、 写作——踏上征程

 

此时文章的标题框架已经搭建完毕,就可以按照各部分内容去填充相应的内容,而这些内容的源头,早已在刚才建立的文件夹中准备好。不过写作过程最忌讳拖沓,有的笔友喜欢分时段写,写一会儿歇一会儿,遇到写不出来的就又开始“想”和“憋”,反复几次就进入了死循环,长此以往就开始抱怨写材料的痛苦。所以,写作过程一定要一气呵成部分写完先把能写的,先完成再完美。如果大家对所占有的素材进行很好的利用,写作部分会分流畅。

 

笔者分享三点简单的心得:

 

(1)“借鉴”素材不是整段的抄袭,模仿同类文章一定要学会改写,把本单位具体工作内容加进去,可以调整说法,可以改变顺序,但一定不能当文字“搬运工”。

 

(2)多素材对照而不是紧盯相关性最高的一两个素材,之所以在写作之前花费巨大精力去占有素材,就是为了在这个时候能有更多的参考和选择,移花接木的艺术在此得到淋漓尽致的体现。

 

(3)有意为文章增加亮点,大家在完成一个小部分的写作时,反复读几遍再想想能不能加上几句习主席讲话、名言警句、诗词文章、网络金句?这个“加料”的过程往往能给文章提分不少

 

六、 修改——披荆斩棘

 

“好文章不是写出来的,而是改出来的。”鲁迅先生确实这样说过。写稿过程中从不同素材来源“堆砌”出一篇初稿,在材料的整体统一性和表达一致性上肯定存在瑕疵甚至硬伤。这就要通过我们对初稿的不断修改,把从其他文章中带过来的“杂质”和“杂色”统统剔除,换上“新衣”成为一篇新稿。具体而言,可以从以下几个方面着手:一是调整文章排版格式,使文章看上去像样;二是删去不必要的助词,使表达干净整洁;三是把长句变短句让文章迅速简洁易懂;四是调整内容的逻辑顺序,使文章自成一体。五是重点改“篇头段首”,提炼主题句,使得文章段落结构更加清晰,主旨更加明确。最后再检查语法错字,核实引用是否正确。特别需要注意的是,材料中出现的政策法规、政治性专业名称、行业用语和领导人讲话等原则性极强的内容,一个标点符号都不能有误,请大家永远记住,公文姓公而后言文,政治性和权威性是公文的首要属性。

 

 

 

七、 复盘——回顾总结

 

不少笔友觉得,材料写完就交差了事了,开始了庆祝、放松或者慌慌张张投入下一场苦役,但顺利交稿后若能花一点时间对写作的全过程进行复盘,定能收获颇多。我们可以把收集整理的素材进行归类,重复性和实效性差的素材删除,对于今后可能会用到的素材可以放入自己的素材库并且进行好标注。我们还应该对文章再进行一次推敲,哪些地方卡壳?为什么会卡壳?最后又是怎么把文章写通顺的?有什么灵感一现之处?在交稿后还留有遗憾的地方?把这些细节性问题在脑海中过一遍,长期坚持定能对开阔写作思路和提升写作能力有显著的帮助。笔者自己就坚持写复盘感悟,大项写作任务完成后,往往可以积累很多经验和方法,比如:领导看待问题的角度,此项工作下一步可能的推进方向,甚至对政策的出台做一些浅层次的预判等,复盘的方法屡试不爽,让我受益匪浅。

 

在互联网深度发展和大数据全面的覆盖的当下,公文写作从本质上也在发生深刻的改变。70后中层领导干部正逐步增多,80后甚至90后新一代已经开始崭露头角,公文写作也应该与时俱进,笔杆子们应该拥抱互联网,不要“全面断网”也不要被“全盘网化”,刻意地去培养公文写作中的互联网思维,握紧手中的笔,选择学习、选择进步、选择跟上美好的新时代。



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