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公文-会议纪要的写作


公文-会议纪要的写作

文章代写:www.wenzhangdaixie.com

 

要言不烦

  • 定义

会议纪要是一种记载和传达会议基本情况或主要精神、议定事项等内容的规定性公文。是在会议记录的基础上,对会议的主要内容及议定的事项,经过摘要整理的、具有纪实性和指导性的文件。

 

  • 特点

    1.综合性。会议纪要是在对会议中各种材料、与会人员的发言等进行综合分析和概括提炼基础上形成的,具有整理和提要的基本特点。

2.指导性。这一特性包含两层含义:一是会议本身的权威性;二是会议纪要集中反映了会议的主要精神和决定事项。因而纪要一经下发,将对有关单位和人员产生约束力,起着类似于指示、决定或决议等指挥性公文作用。会议纪要还可作为与会同志向单位领导汇报、向员工传达的文字依据

3. 称谓特殊性。会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向,常以“会议”作为表述主体,“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求” 等就是称谓特殊性的表现。

4.备考性。有些会议纪要主要不是为了贯彻执行,而是作为开展工作的依据或作查阅之用

 

  • 分类

按性质可分为办公室会议纪要和专项会议纪要;

按表述形式可分为决议式纪要,概述式纪要和记录式纪要;

按内容可分为决议性纪要和综合性纪要。

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  • 框架

分标题、正文、落款三部分。

1.标题。会议纪要的标题一般由会议名称和文种两项构成。

2.正文。包括前言、主体、结尾三项内容。前言概括交代会议的名称、时间、地点、参加人、主持人、会期、形式等组织情况,说明主要议题,然后用“现将这次会议讨论的主要问题综述如下:”主体是会议纪要的核心内容,主要反映会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题,把会议的基本精神,特别是会议形成的决定、决议,准确地概述清楚。结尾即会议纪要的结束语,一般是向收文单位提出希望和要求,有的会议纪要没有结尾部分,主体内容写完,全文就结束。

3.落款。包括署名和时间两项内容。署名只用于办公室会议纪要,署上召开会议的领导机关的全称,下面写上成文的年、月、日期,加盖公章,一般会议纪要不署名,只写成文时间,加盖公章。
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  • 怎么写

一是求“快”:时效性是会议纪要的最大特点。很多重要工作都要在会议结束后马上落实,需要拿会议纪要“说话”,太晚就有可能失去其自身价值。因此,会议纪要的撰写、报批、印发一定要迅速,一般会议三至五天内印发纪要,重要紧急会议当天印发或隔天印发。这就要求我们平时做好基础工作,准备好各种会议的纪要模版,程序化填充文字内容。

二是求“准”:准确性是会议纪要的基本要求。首先,内容要准。会议议定的重要事项比如经费、时限、责任人等一定要准确翔实地记录下来,不能有任何出入。其次,用语要准。参会人员在讨论或讲话中,对一些专业术语、专有名词可能一带而过,说的是不规范简称或俗称。最后,记录要准。纪要撰写人员要全程参会,做好录音和记录,核对好参会人员,对于一些大型会议,经常会有“替会”情况发生,要以签到情况为准记录参会人员。

三是求“实”:会议纪要不需要华丽的辞藻,只要求原原本本记录会议召开情况和议定事项,文字要尽可能清晰简练、准确平实,不能掺杂个人感情和看法。对于报领导讨论决定的会议事项,一般只将最后议定的结果写入纪要,不必记录讨论过程;对于传达重要会议、文件或领导指示的会议事项,要抓住重点,避免空话套话,凡能从其他文件、资料中查到的内容一般不写,只写会议提出的要求和部署,使没有参加会议的人看了纪要也能了解会议情况。

四是求“全”:要突出完整性,对会议进行全面的记录,最忌丢项落项或多项。特别是有的会议可能会根据需要临时加入一些议题或部署一些任务,要注意完整地写入纪要。为便于撰写和查阅,应当按照一事一标题或一段的格式撰写,顺序应按议题的重要程度和类别进行排列。会议讨论未通过的议题一般不写入纪要之中。

五要会“借”:会议信息量大,撰写纪要需全面广泛占有资料,把会议材料、领导讲话、记录稿件、录音录像以及会议涉及的相关文件资料搜集齐全,通读理解,只有自己弄明白了才有可能把纪要写明白。在使用资料上要敢借、会借,一般来说,对于顺利通过的议题,会议材料的请示事项就可以借用为会议纪要的决定事项,领导讲话的主要提纲可以借用为会议纪要的强调(要求)内容,有选择性地把会议材料借用为纪要内容,实际上是一个对资料进行收集、筛选、提炼、组合的过程。

六要会“改”:所谓改,就是在“借”的基础上对部分材料进行再加工,这个过程不可或缺。比如,领导在会上脱稿部署工作、提出要求时,可能会讲得过于详细、层次稍显不清、前后略有重复,在这种情况下,要对会议记录进行修改加工,再写入会议纪要,既体现领导真实意图,又符合会议纪要准确务实的基本要求。由于修改工作要求较高,纪要撰写人员需不断提升理论功底和文字水平。

七要会“报”:会议纪要初稿写成后,如何报领导批准也是一门学问。首先要广泛征求意见,避免出现方向性错误,必须向事项汇报部门、涉及部门和会上提出反对意见部门的主要领导征求意见,涉及重要大额资金使用的必须征求财务部门意见,视情况征求宣传、人事、纪检监察等部门意见。完成这些基础工作,才能逐级上报主管领导、主要领导审批。

八要会“用”:会议纪要批准后,要特别注意发挥其作用。一要正确确定报送范围,参会人员和单位都要报送,再视会议内容,报送有关部门阅知或在一定范围内公开。二要与督办工作做好衔接,由相关人员将纪要中有关任务梳理成待办事项进行督办。三要做好存档工作,便于日后查阅,需要注意的是纪要在报送的过程中可能会由相关部门、领导进行多次修改,一定要存档领导签字确认的最终版本。此外,充分利用信息化手段,单位内部的会议,不涉密的可在单位内网发布。

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  • 具体注意的细节问题

(一)  意见要统一。以参加会议最高职位人员的意见为依据,适当补充其它同志意见。

(二)   概括要真实。内容要正确、合规;牢牢把握关键词语;上下(文中)内容必须一致。

(三)  内容要精炼。不是叙述会议的过程,切忌把纪要写成记录。

(四)  结构要合理。

会议纪要的正文,包括前言(开头)、主体、结尾三部分内容。

1.  开头。交代会议的时间、地点、主持人、名称、主要议程等。文字须十分简练。开头部分注意:

(1)时间和地点问题。时间说具体、地点不用过细。

(2)主持人问题。以会议确定的主持人。

(3)参加人员问题。人员较少可直接在开头部分点出,也可放在正文后面,空一行。

2.主体。这是会议纪要的核心内容,主要反映会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题,把会议的基本精神,特别是会议形成的决定、决议,准确地概述清楚。主体部分需掌握四个技巧

一是主体部分的第一部分一般突出会议的指导思想,简要介绍会议基本情况(如,会议认为、会议指出、会议强调等,这部分内容站位要高。有些会议纪要放在结尾了。我们为了突出它,一般都放在开头后面,即主体的第一部分)。二是一般在第一个问题说原则通过什么方案或意见。不可把方案再全说一遍。三是每部分的标题若不好概括,则用中性词较好。四是要紧凑,不能过于分散。要归类合并,相同内容放在同一部分,一般情况下不超过十个大方面。不便归并同类项的可放在最后一部分(有关具体工作、有关其它工作、有关要求)。

(五)  条理要清楚。解释的内容不需重复再说;一事一段,清楚明了;责任单位放在段未。

(六)  语言要规范。不用口头用语;不用请、建议、应该等词语;话从正面说;不带有描述性的词话。

(七)   行文要规范。遵守程序,把握格式,关注细节。

 

  • 与相近文体的区别

(一)  会议纪要与会议记录的区别

一是性质不同。会议记录是讨论发言的实录,属事务文书;会议纪要只记要点,是法定行政公文。

    二是功能不同。会议记录一般不公开,无须传达或传阅,只作资料存档;会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅,要求贯彻执行。

(二)  会议纪要与会议决议的区别

一是会议纪要内容可轻可重,讨论事项可大可小;诀议内容一定是单位或部门原则性的重大问题。

    二是会议纪要可以反映会议上不同观点或几种同时存在的不同意见;诀议则只能反映多数人通过的统一观点或意见。一份会议纪要可以同时写出不同方面、互不关联的几项决定;而一份诀议只能写某一方面、某一问题的诀议。

    三是形成过程不同。会议纪要是将会议内容、决定事项经过整理并条理化,作为与会者共同遵守、执行的依据;而诀议则是经过一致通过的程序形成的。



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